Wat is Kanban? En 4 voordelen van de Kanban methode

De Kanban methode is een manier om werk of processen te definiëren en te managen, om als uiteindelijke doel een efficiëntere aanpak van projecten te realiseren. Het is een vorm van Agile werken en wordt vaak in combinatie gebruikt met het bekende Scrummen. In dit artikel lees je alles over Kanban en hoe Kanban jou en je team kan helpen om overzicht te houden op allerlei zaken.

Laten we beginnen met de definitie van de Kanban Methode: Kanban is een methode om processen te beoordelen, managen, en verbeteren. Denk bijvoorbeeld aan een dienst als klachtafhandeling, software development, of contentproductie voor een website. De kracht van Kanban zit hem vooral in het onzichtbare, zichtbaar maken, en is de kunst om niet alles tegelijk op te pakken.

Wat zijn de kenmerken van de Kanban methode?

De Kanban methode kenmerkt zich door drie basisprincipes, namelijk het visuele aspect, het in kaart brengen van de lopende processen, en het managen van de lopende en toekomstige processen. Een uitleg per kenmerk van de Kanban methode:

  1. Visueel maken

Een belangrijke eerste stap van het proces in de Kanban methode is het visualiseren van de werkzaamheden of een fysiek of virtueel bord. Denk hierbij aan wat er zoal gedaan moet worden en wie er bij de processen betrokken worden. Maar ook het werk verdelen in de categorieën, namelijk to do, doing en done, maakt al een wereld van verschil.

  1. Prioriteiten

Het proces visueel in beeld gebracht? Door naar stap 2. Focus, afbakenen en het efficiënt maken van processen. Hierbij staat Work in Progress (WIP) centraal. De kracht van dit proces is dat er gefocust wordt op de belangrijkste werkzaamheden; de prioriteiten. Om tot succesvolle resultaten te komen is het bij elk project of proces van belang dat prioriteiten centraal komen te staan en als eerst worden volbracht.

  1. Workflow beheren

Door het ‘work in progress’ te beperken en te visualiseren kunnen vervolgtaken eenvoudig in gang worden gezet. In het proces worden onnodige taken en processen verwijderd. Het belangrijkste is het visueel inzichtelijk maken van het werkproces zodat het voor iedereen duidelijk is waar een taak of deelproject staat in relatie tot het grote geheel.

  1. Afspraken maken

Onderdeel van de Kanban-methode is het wegnemen van onduidelijkheden rondom processen. Dat betekent: het stellen van de werkprocessen en afspraken hierover duidelijk communiceren. Wat doen we bij vertraging? Wat moet er gebeuren als een taak is afgerond en naar de volgende fase kan? Wat doen we bij tegenslag?

  1. Feedback

Feedback is een belangrijk onderdeel binnen deze methode. Deelnemers aan een project hebben dagelijks contact over de voortgang via standup meetings. Op een open, eerlijke en eenvoudige manier brengen teamleden elkaar dagelijks op de hoogte van de voortgang.

  1. Evalueren en waar nodig verbeteren

Het is van belang om het Kanbanbord volledig te analyseren. Bij deze stap let je op hoe het bord gevisualiseerd is en hoe de werkzaamheden en de flow verbeterd kunnen worden. Wellicht moeten er nieuwe afspraken gemaakt worden, wijzigingen aangebracht worden of is er ruimte voor verbetering.

Wat zijn de voordelen van de Kanban methode?

Het werken met een Kanban systeem kan voor vele organisaties een hoop voordelen opleveren. Zo is de methode transparant, overzichtelijk, toegankelijk en draagt het bij aan een efficiëntere en betere samenwerking. Daarnaast zorgt het ook voor het voorkomen en verminderen van overbodig werk en daarmee het besparen van kostbare tijd.

  • Transparant
    Het werken volgens de Kanban methode is enorm transparant. Een overzichtelijk whiteboard of een online kaartensysteem zorgt ervoor dat het voor alle werknemers in een oogopslag duidelijk is wat er verwacht wordt van hen en wat er zoal op de planning staat. Ook wordt er volledig transparant gemaakt waar andere medewerkers mee bezig zijn waardoor hulpvragen en samenwerking tussen collega’s eenvoudiger wordt.
  • Toegankelijkheid
    Tegenwoordig zijn de meeste Kanban systemen online, waardoor je elk gewenst moment, en elk gewenste plek, zoals vanuit huis, het bord kunt bekijken. Hierdoor kunnen zelfs werknemers in het buitenland of op afstand, de kaarten inzien en inbreng geven. Je kunt het bord daarnaast ook eenvoudig delen met alle werknemers binnen de organisatie en belanghebbende.
  • Verhogen van efficiëntie
    De Kanban methode zorgt ervoor dat werkzaamheden en processen efficiënter verlopen. Knelpunten en verspilde tijd worden in kaart gebracht waardoor tijd, moeite en kosten bespaard kunnen worden. Daarnaast kun je de kaarten ook personaliseren en inzicht krijgen in de efficiëntie van verschillende werknemers. Hierdoor kun je taken van werknemers met een overvloed aan werk uit handen nemen en een burn-out of stress bij werknemers helpen voorkomen.
  • Betere samenwerking
    Gestroomlijnde werkzaamheden en volledige transparantie draagt bij aan een efficiënte samenwerking binnen je team. Medewerkers weten wat er van ze verwacht wordt en waar andere werknemers mee bezig zijn.

Sta jij al te springen om aan de slag te gaan met deze methode? Wij wel. Toch nog vragen na het lezen van dit stuk? Neem dan contact op met een van onze InnSpirators via: marcel.oostveen@innspire.nl