Alles wat je als Product Manager moet weten over de Definition of Done
Zijn we klaar? Dat is een moeilijke vraag om te beantwoorden zolang er geen consensus is over de definitie van “klaar”. Daarom is het van cruciaal belang om overeenstemming te bereiken over het woord “klaar” binnen een sprint. Het document waarin deze definitie wordt vastgelegd heet in vaktermen “Definition of Done”.
Een Definition of Done (korteweg DoD) zorgt ervoor dat iedereen het eindresultaat op dezelfde wijze interpreteert. Het is een gemeenschappelijk vocabulaire waarmee verwarring, frustratie en gemengde signalen voorkomen worden. Om al deze theorie aan het begin van het jaar weer goed tot ons te nemen, spraken wij Wilfred, Sytse en André; drie InnSpirators, die alle in’s and out’s rondom Definition of Done met ons bespraken.
Wat is de Definition of Done?
De Definition of Done is een overeengekomen set van activiteiten en werkzaamheden. Door deze integraal onderdeel te maken van het ontwikkelproces wordt de kwaliteit van eindproducten gewaarborgd en ontstaat er een duidelijke checklist voor de transitie van ‘in uitvoering’ naar ‘klaar’.
Consistente kwaliteit en volledigheid
Door de Definition of Done te beperken kun je in ieder geval al meer consistente kwaliteit en volledigheid garanderen. Nou denk je misschien, dat klinkt vreemd. Maar toch zijn teams sneller geneigd bij het samenstellen, veel punten op te nemen waar ze nog helemaal niet aan kunnen voldoen. Als dan een Product Backlog Item beoordeeld wordt, accepteren we het manco. De eerste keer met nog navragen, de tweede keer met een controle vraag en daarna accepteren we het standaard en heeft de Definition of Done zijn waarde verloren. Kortom, zet er alleen punten op waar het team direct aan kan voldoen waarbij binnen nu en twee sprints een hoop kan worden voldaan om zo continue verbetering op gang te houden.
Hoe zorgen onze InnSpirators voor meer transpiratie tussen henzelf en de stakeholder?
André Scholten: de grootste stakeholder in de DoD is de IT Organisatie. Het gaat immers over het voortbrengingsproces. Een DoD is een gedeeld document waar ook de andere teams uit het IT landschap naar kijken. Integreren van het product en het deployen zijn stappen die je in je organisatie zoveel mogelijk op lijn wilt houden. Daarom moet het transparant zijn wat een team gaat leveren en tegen welke kwaliteit.
Wilfred Derksen: als scrum master/agile coach heb ik doorgaans geen actieve story/PBI (Product Backlog Item) in een team. Daarom creëer ik een Product Backlog en een Sprint Backlog en die maak ik zichtbaar aan mijn stakeholders. Ik zorg ook dat ik de resultaten presenteer. Eat your own dog food; waarbij je gelijk, vooral qua review, een voorbeeld geeft voor anderen.
Sytse Groenwold: de stakeholder heeft in principe inzage in de backlog met alle work items en de bijbehorende DoDs. Indien een stakeholder aanwezig is bij de demo, of wanneer er sprake is van ontevredenheid bij de stakeholders, is het belangrijk om deze DoD door te nemen met de stakeholder en waar nodig zaken aanpassen voor toekomstige work items.
Een bedrijf als Google gaat iedere 2 minuten live. Een goede DoD voorkomt integratie- en deploymentuitdagingen.
Het in de praktijk brengen
Definition of Done is een tijdsbesparing op de lange termijn, omdat het onnodige revisies in een later stadium van softwareontwikkeling vermindert. Als de code aan de definitie voldoet, heeft iedereen de zekerheid dat de techniek klaar is om uitgerold te worden naar de productieomgeving.
Waarom Product Owners- en Product Managers zich druk moeten maken over de Definition of Done?
Het open laten voor interpretatie of iets al dan niet is “gedaan”, kan leiden tot niet goed functionerende, onderhoudbare, testbare of performande code. In het minst schadelijke geval leidt dit tot conflicten, misverstanden en bugs met lage prioriteiten. In andere gevallen kan het leiden tot bijvoorbeeld negatieve gebruikerservaringen, inkomstenderving, juridische problemen, schadeposten en claims.
Het delen van een gemeenschappelijke visie over wat het eindresultaat zou moeten zijn, biedt teams een goed startpunt in de softwareontwikkeling cyclus. Hierdoor ontstaat immers consensus omtrent de verwachtingen.
De 6 voordelen van Definition of Done:
- Het voorkomt misverstanden
- Het helpt het team om de volgende stap te bepalen in het proces
- Als teamlid weet je beter wat voor werk je moet afleveren, omdat het simpelweg moet voldoen aan de DoD
- Als team verhoog je de kwaliteit van het werk wat afgeleverd wordt, omdat je constant reflecteert.
- Als team verhoog je de transparantie, omdat het duidelijk is wat men van jouw werk kan verwachten.
- Als stakeholder weet je wat je kan verwachten van het team, want de Definition of Done moet behaald worden voordat een work item klaar is.
Binnenkort introduceren wij bij InnSpire het Definition of Done spel zodat ook jij op een interactieve manier een DoD kan opstellen voor jouw team.
Voor meer info, info@InnSpire.nl of bel naar Marcel Oostveen 0628565359