Hoe haal je het maximaal haalbare uit een project?
Hoe haal je het maximaal haalbare uit een project als je niet-wetend binnenstapt in een complexe omgeving bij de Belastingdienst? Roel wist wel raad met deze puzzel: duidelijkheid scheppen en focus houden. In minder dan een jaar tijd heeft hij met zijn team enorme vooruitgang geboekt en successen behaald.
De context: Agile transformatie bij de Belastingdienst
De Belastingdienst zit midden in een Agile transformatie om klantgericht, wendbaar en voorspelbaar te worden. Zo’n transformatie brengt veel veranderingen met zich mee, waardoor de nadruk ligt op de juiste manier van samenwerken. In het team waar Roel een klein jaar geleden als Product Owner instapte, was veel onrust. Het team was halverwege de bouw van een applicatie voor de directie MKB en had te maken gehad met veel wisselingen in de samenstelling. De nieuwe (gedelegeerd) business owner was erg betrokken en hield de operationele werkzaamheden nauw in de gaten. Roels eerste dag startte vlak na de PI-planning en hij ging meteen aan de slag met zijn uitdaging.
Eerste stappen: overzicht en visie
Roel vertelt hoe hij het afgelopen jaar te werk is gegaan:
“In de eerste weken heb ik de omgeving en het project in kaart gebracht; stakeholder mapping. Zo kreeg ik een overzicht wie er op welke manier betrokken was en wat hun rollen zijn. Vervolgens heb ik samen met de programmamanager een productvisie geformuleerd. Beide uitkomsten deelde ik met het team en heb ik ook helder gezegd: dus dit gaan we ook nu niet (meer) doen. Voor sommigen was dit een opluchting, anderen wisten niet of ik ‘dit zomaar kon beslissen’. De nieuwe visie en focus werd uiteindelijk goed ontvangen; het beschreef heel helder waar het team zich op focust. In de maanden daarna heb ik bewust de visie meerdere malen gedeeld om ons als team te blijven herinneren waar we ons op richten. Die helderheid gaf rust.”
Michiel Dekker
Roel heeft een sleutelrol gespeeld in de transformatie van zijn team in zo’n korte periode, dat heeft hij fantastisch goed gedaan.
Van te veel werk naar realistische doelen
Roel:
“Een andere belangrijke ontdekking was dat ik halverwege de eerste PI-periode erachter kwam dat het team veel te veel werk op zich had genomen. Ze zouden hun doelen niet halen en waren met veel zaken tegelijk bezig. Ik besloot om samen met het team en de business owner afspraken te maken over realistische doelen. Aan het eind van die periode was dat redelijk goed gelukt en had dat een positief effect op het team. Ze hadden zich gefocust op een aantal zaken en dat hebben ze ook kunnen opleveren. Voor de tweede PI-periode hebben we weer een klein haalbaar doel opgesteld. Met de komst van een aantal nieuwe collega’s in deze periode was het team compleet en werkten ze gemotiveerd samen.”
“Sinds september 2023 (derde PI-periode) is het team stabiel, op elkaar ingesteld en op volle kracht. Realistische doelen werden in deze periode gesteld en gehaald! We kunnen nu regelmatig opleveren en hebben daar routine in gevonden. Elke twee weken meten we bij de retrospective de happiness van het team. De uitkomst is nu meestal een 7 of een 8, waar we bij de eerste PI-periode in april nog op een 4 zaten. Er is nu veel meer samenhang in het team. Het is nog niet ideaal, maar we weten wel waaraan gewerkt moet worden.”
Vertrouwen vanuit het management
Manager Serdar Kir heeft zich in de afgelopen maanden steeds meer teruggetrokken uit de dagelijkse operatie. Hij liet Roel en zijn team weten dat hij dat deed omdat hij ziet wat voor positieve verandering ze hebben doorgemaakt:
“Dit betekent dat ik dus vertrouwen heb in jullie.” Ook liet hij Roel weten: “Ik zie jou als senior Product Owner. Als je het in deze omgeving redt in dit project, dan red je het overal wel.”
Een geweldig compliment voor Roel!
Bescheiden vooruitgang
Roel ziet zelf de succesvolle vooruitgang, maar blijft ook bescheiden:
“Het is nog geen gelopen race; het is een complexe organisatie op het gebied van automatisering. We zijn continue op zoek naar kennis en dat hangt af van de relaties binnen de Belastingdienst. We hebben nu eenmaal ook te maken met verouderde systemen waar niet veel mensen meer mee werken of de kennis over hebben. Maar we blijven vol goede moed, teamspirit en focus doorgaan.”
