Liever Kanban dan?

“Kunnen we niet beter Kanbannen?” ; dat is een vraag die je vaak als Agile coach of Scrum Master krijgt als je een team begeleidt. Vaak is de aanleiding dat een team moeite heeft om voorspelbaar te zijn vanwege veel onverwachte onderbrekingen en hierdoor onvoldoende focus op het werk wat men bedacht had te doen. Mijn eerste reactie is vaak dat we eerst gaan kijken naar de onderbrekingen zelf en oorzaken van onvoldoende focus in het werk. Vaak zitten hier (organisatorische) processen of gewoontes achter die een belangrijke rol spelen.

Met Kanban wordt vaak een volledige flexibele lijst van werkitems voorgesteld die naar inzicht van ieder moment kunnen worden opgepakt door het team. Hier wordt dan een item op actief gezet door deze van links naar rechts als post-it door een aantal kolommen zoals “analyse”, “” ,“ontwikkel”, “test” (of anderen) te verplaatsen. Als de story af is komt hij aan de rechterkant van het bord op “done” . Op zich een makkelijke stap omdat we met Scrum ook al een bord hadden waarbij we taken of stories als post-its van links naar rechts over een bord sleepten.

In dat specifieke opzicht van visualiseren lijken de twee frameworks wel op elkaar. Echter voor beide frameworks geldt dat deze meer behelzen als enkel het visualiseren van het werk, d.m.v. een bord. De vraag is dan ook of je met het introduceren van Kanban vanuit een Scrum, je inderdaad zo eenvoudig kan overstappen?

Kanban is een framework wat al ver voordat Agile werken populair werd bestond. Het heeft zijn oorsprong in Japan, bij Toyota, waarbij dit werd geïntroduceerd om het productieproces zodanig te optimaliseren dat het productieproces en de opleveringen van het product zo efficiënt mogelijk plaats vond (Just in time delivery). Inmiddels kun je als je goed oplet zien dat het framework in veel productieprocessen terug te vinden is. Bijvoorbeeld de Mc Donalds waar voorheen burgers via glijbaantje net op tijd in batches werden geleverd, zodat klanten minimaal hoefden te wachten. Wanneer de burgers op waren werd er een “kaartje” (Kanban = signaal kaart) geplaatst zodat er direct een nieuwe batch burgers werd aangemaakt. In de softwareontwikkeling heeft Kanban een iets aangepaste vorm gekregen. Kaartjes die op het bord worden geplaatst, geven meer de huidige status van een item weer, dan dat het een signaal is voor een volgende batch.

Het voorbeeld hierboven geeft al aan dat Kanban een framework is waarbij men een optimale stroom (Flow) van een redelijk standaard productieproces wil bereiken. Je kunt je dus afvragen of Kanban in het geval van een volledig onvoorspelbare werkomgeving met weinig focus nu uitermate geschikt is? Gelijktijdig kun je beargumenteren dat als het volledige proces van binnenkomend werk, inclusief prioriteit en complexiteit, onvoorspelbaar is, er altijd een “voorspelbare wijze van afhandelen” van dit werk beschreven kan worden, waardoor Kanban dan wellicht in deze situaties het meest passende framework is. Bijvoorbeeld teams die bezig zijn met incidentafhandelingen; een situatie waarbij op ieder moment de situatie zo kan veranderen dat hier vrijwel direct op ingesprongen moet kunnen worden.
Net zoals bij Scrum, wil je in Kanban het werkproces optimaliseren op basis van resultaten uit het verleden. Waar er bij Scrum teams onder andere wordt gekeken naar velocity met behulp van story points om voorspelbaarheid en focus binnen sprints te bereiken, wordt er bij Kanban gekeken creëren van een optimale continue Flow van werkitems die ongeveer gelijksoortig in grootte zijn, door het werkproces. Hierbij wil je focus én verwerkingssnelheid maximaliseren door aan zo min mogelijk onderwerpen tegelijkertijd te willen werken (Work In Progress). Om dit te bereiken definieert Kanban een aantal (lean) concepten, artifacten en metrics die je zou moeten gebruiken om deze optimale flow te kunnen bereiken.

Onlangs heb ik bij een van onze klanten en ook online, namens InnSpire, een microtraining mogen geven waarin deze concepten, artifacten en metrics werden toegelicht. Deze training had als doel dat wanneer je overweegt Kanban te gaan introduceren bij je team of je organisatie je op hoofdlijnen weet hoe Kanban je kan helpen je werk/ organisatie te optimaliseren en je bovendien inzicht krijgt of Kanban echt de richting is die je zoekt.

In de training hadden we het over “Value stream mapping” en de relatie van value streams met Kanban. Met name de relatie tussen het lean concept van “waste” en het Kanban concept van “Work In Progress”. Er werd besproken hoe een aanpassing in de flow, door middel van het veranderen van WIP, effect heeft op verwerkingssnelheid van een systeem of de zogenaamde cycle time van werkitems. (Little Law) Ook keken we met behulp van een praktisch spel naar aspecten rond het concept optimaliseren en het actief managen van je workflow. De training werd afgerond met een stuk uitleg over de Kanban “Definition of Workflow” en de noodzakelijke Kanban “Flow measures” welke je helpen om echt stappen te maken in het optimaliseren van je werkproces.

Mocht je meer willen weten over Kanban of ook een training op dit vlak willen volgen neem dan contact met ons op!