Kan een Agile Coach papierloos werken?

Mensen kennen me als iemand die creativiteit omarmt. Een nieuw kaartspel ontwerpen, tekenen, posters aan de muur hangen: de vorm kan voor mij niet gek genoeg als het gaat om het overbrengen van inspiratie. Natuurlijk had ik als Agile Coach altijd post-it’s en stiften in mijn tas. Totdat de corona-pandemie kwam en al deze creatieve vormen maandenlang in de kast bleven liggen.

Je zou verwachten dat ik een gat in de lucht sprong toen begin dit jaar de maatregelen eindelijk werden versoepeld en er meer ruimte kwam om weer op kantoor te werken. Dat was het moment om die kast weer open te maken en verder te gaan waar mijn creatieve geest gebleven was. Of toch niet…?

Mijn toenmalige werkgever ING stimuleerde begin 2022 iedere medewerker om na te denken over zijn/haar bijdrage aan een meer duurzame wereld en deze bijdrage op te nemen in de doelstellingen voor het komende jaar. Het zette me aan het denken: wat kan ik in mijn werk veranderen, zodat de manier waarop ik mijn werk doe duurzamer wordt? Het woon-werkverkeer doe ik al met de trein. Koffie drink ik niet, dus de hoeveelheid bekertjes die ik gebruik valt mee. Zo bleef er voor mij maar één concrete manier over om een bijdrage te leveren: het reduceren van het gebruik van papier. Ik besloot een experiment te starten: kan ik een jaar lang als Agile Coach papierloos werken?

Ik stelde voor mezelf de volgende regels:

• Niet printen
• Geen post-its gebruiken
• Geen flipover-vellen gebruiken
• Daar waar mogelijk mij ook aan het bovenstaande houden in meetings van anderen
• Aantekeningen maken in mijn opschrijfboekje mag, totdat ik een geschikt alternatief heb gevonden of het boekje vol is
• Anderen stimuleren, maar niet verplichten om mee te doen

Voor sommigen zijn deze regels misschien heel eenvoudig om te volgen, maar voor mij betekende dit een flinke aanpassing in mijn werkwijze; juist op het moment dat ik weer terug kon naar kantoor. Om het nog serieuzer te maken, vertelde ik erover aan mijn collega-coaches. Spannend! Een aantal van hen geloofde niet direct dat ik deze regels een jaar lang zou kunnen volgen. Gelukkig steunde iedereen me wel en kwamen sommigen zelfs met leuke suggesties. Een van hen bood zijn hulp aan om een rekentool in excel te bouwen die uitrekent hoeveel CO2 ik bespaar door geen papier te gebruiken. Een andere collega stuurde me een link naar herbruikbare post-it’s. Van deze Nano Notes bestelde ik direct een setje. Het experiment kon beginnen!

De Nano Notes bewezen voor mij hun nut direct. Ik faciliteer veel teamsessies en gebruik daarin graag een paar post-its als geheugensteuntje voor de structuur van de sessie. Met de Nano Notes kon dat gelukkig nog steeds. Ik nam ze ook mee naar sessies die werden gefaciliteerd door anderen. In lijn met mijn regels zal ik een andere facilitator nooit dwingen om papieren post-it’s helemaal af te zweren, maar het kan geen kwaad om mijn Nano Notes tussen de papieren post-it’s op te hangen. En dus deed ik dat.

De echte test kwam toen ik werd gevraagd om een paar team kick-off workshops te faciliteren. Typisch sessies waarbij ik vroeger veel gebruikmaakte van papier. Dit keer was het zaak om direct de verwachtingen te managen: in het voorgesprek gaf ik daarom aan dat ik papierloos werk en dat ik daarom graag een ruimte wilde gebruiken met een verrijdbaar scherm, camera en (deels) beschrijfbare muren. Ik vroeg de deelnemers om hun laptop mee te nemen en richtte een online whiteboard in waarop ze via hun laptop konden werken, wanneer ik input wilde verzamelen tijdens de workshop. Het eindresultaat kon ik vervolgens op het verrijdbare scherm delen en zo plenair bespreken. Eén van mijn favoriete werkvormen, de teamopstelling, kon ik gelukkig ook nog steeds gebruiken. Een paar Nano Notes op de muren en op de grond waren voldoende om de posities voor de opstelling te bepalen.

De team kick-off workshops bewezen dat de beperkingen van papierloos werken ook een voordeel kunnen zijn. Op het laatste moment bleek dat een aantal teamleden onverwacht toch vanuit huis moest deelnemen. Omdat ik toch al een mix had tussen digitale en fysieke hulpmiddelen hoefde nauwelijks iets in mijn aanpak aan te passen om dat mogelijk te maken.

Wat heb ik tot nu toe geleerd van mijn experiment? Allereerst heb ik gemerkt dat er veel meer kan zonder papier dan ik had verwacht. Nano Notes zijn meestal een goed alternatief voor post-it’s. Veel kantoren beschikken over beschrijfbare muren en een groot scherm om content op te delen. De online collaboratietools die we tijdens de pandemie hebben leren kennen voldoen vaak prima als ondersteuning bij werk op kantoor.

Papierloos werken heeft invloed op de mensen met en voor wie ik werk. Tot nu toe heeft dat alleen maar positieve reacties opgeleverd. Er is veel begrip voor de keuzes die ik maak en nieuwsgierigheid naar mijn verhaal. De Nano Notes fungeren als een perfecte gespreksstarter!

Ik weet dat mijn bijdrage aan een meer duurzame wereld met dit experiment zeer bescheiden is. Ik ben niet Roomser dan de Paus, en hoef dat ook niet te zijn. Ik ben een aantal keer afgeweken van mijn eigen regels. Iedere keer dat ik dat deed, deed ik dat heel bewust. Het experiment heeft me dat zeker gebracht: meer bewustzijn van de voetafdruk die ik als Agile Coach achterlaat. Om heel eerlijk te zijn is dat eigenlijk eens niet de grootste drijfveer geweest. Het experiment dwingt me steeds weer om een papierloze aanpak te vinden en ik heb er lol in om daarvoor een oplossing te bedenken. De creatieve “aard van het beestje” wordt volop gevoed!

Wil je meer weten over papierloos werken als Agile Coach? Neem dan contact op met Nienke: nienke.alma@innspire.nl